Ausgefüllte Formulare dienen Unternehmen, Organisationen und Institutionen zur Datenerfassung. Der Herausgeber kann beispielsweise Aufträge, Anliegen und Forderungen bearbeiten, egal ob es elektronisch oder per Hand ausgefüllte Formulare sind.
Ausgefüllte Formulare enthalten wie alle anderen Informationen, die im Umfang je nach Zweck unterschiedlich sind. Sie sind strukturiert und enthalten vorgefertigte Begriffe oder Fragen in Absätzen, welche für eine Weiterverarbeitung beantwortet bzw. ausgefüllt werden müssen. Diese ausgefüllten Formulare werden mit weiterem technischem Fortschritt immer seltener und irgendwann werden Formulare nur noch elektronisch ausgefüllt.