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Im Laufe der Zeit ändern sich immer wieder die Standards für die verschiedenen Dokumente, die Technik entwickelt sich rasant weiter und ältere Formulare (z.B. DIN A3 EDV Bögen) können nicht mehr so leicht technisch erfasst werden. |
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Leider lassen sich solche nicht standardisierten Dokumente oder Formulare nicht maschinell erfassen, sondern müssen per Hand in den Computer übertragen werden. Ihr qualifiziertes Personal dafür abstellen ist zu teuer und es fehlen Ihnen auch die Kapazitäten dafür. Sie wollen Ihr Archiv neu organisieren und am liebsten alle Ihre Daten im Computer gespeichert haben. |
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Legen Sie diese nicht standardisierten Dokumente auf Ihren Scanner und mailen uns diese als PDF Dokument zu. Ihre Vorlagen werden per Hand abgetippt und in die Form übertragen, die Sie uns vorgeben bzw. nach Ihren Anweisungen gespeichert. |
Deskription
Ein Dokument ist in Schriftstück oder eine Urkunde die einen Sachverhalt beschreibt und evtl. mit der Unterschrift des Ausstellers beweist.
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Immer wieder tauchen Sie auf, Dokumente die nicht der üblichen DIN-Norm entsprechen - ältere Dokumente, nichtstandardisierte Belege, Papiere, DIN A3 EDV Datenbögen – die keine Texterkennung entschlüsseln kann. Um diese elektronisch zu sichern müssen sie händisch eingegeben werden. Kein Problem! Lassen Sie die entsprechenden Dokumente von Ihrem Sekretariat einscannen und senden uns diese als PDF, wir tippen die Vorlagen für Sie per Hand ab und archivieren diese im Computer, ob in Excel, Word oder einer Datenbank. Sie können diese Dokumente auch in einen Briefumschlag legen und per Post an unseren Büroservice senden.
Häufigsten Fragen und Antworten zum Abtippen von nichtstandardisierten Dokumenten
Adressen aus Textdateien per copy & paste übertragen?
Von Messen, Tagungen und bei anderen Gelegenheiten bekommen wir immer mal wieder Textdateien mit Adressen die wir gern in unser System einpflegen möchten. Die Textdateien lassen sich aber nicht exakt durch unser Texterkennungsprogramm erfassen und müssen händisch erfasst werden. überträgt Ihr Schreibservice solche Textdateien manuell in den Computer?
Unser Büroservice hat sich auf das übertragen von Textdateien per Hand in den Computer spezialisiert. Wir übertragen manuell per copy & paste oder durch einfaches abtippen Ihre Textdateien in Excel, WORD oder auch in eine von Ihnen vorgegebene Datenbank.
Senden Sie uns Ihre Textdatei als PDF per Email. Wenn es sich um große Datenmengen handelt, dann laden Sie die Text Dateien auf eine Server hoch auf den wir Zugriff haben.
Als zusätzlichen Service bieten wir Ihnen das recherchieren von fehlende Informationen online an!
DIN A3 EDV Datenbögen elektronisch archivieren?
Immer wieder tauchen bei uns Dokumente die nicht der üblichen DIN-Norm entsprechen - ältere Dokumente wie beispielsweise DIN A3 EDV Datenbögen – die keine Texterkennung entschlüsseln kann. Kann Ihr Büroservice diese nichtstandardisierte Dokumente für uns elektronisch archivieren, heißt abtippen?
Die Informationen, zumeist Adressen auf den DIN A3 EDV Datenbögen sollen in eine Excel Tabelle übertragen werden, damit wir sie später in unsere Datenbank importieren können.
Kein Problem! Unser Büroservice hat sich auf manuelle Schreibarbeiten, wie das abtippen von nichtstandardisierten Vorlagen spezialisiert. Lassen Sie von Ihren Mitarbeitern die DIN A3 EDV Datenbögen einscannen und auf einen Server hochladen. Senden Sie uns die Zugangsdaten um die Daten runterzuladen.
Nicht der DIN Norm entsprechende Dokumente abtippen?
Unser Unternehmen hat viele internationale Kontakte und bekommt dadurch Dokumente, wie Lieferscheine oder andere Papiere die nicht der DIN Norm entsprechen und daher von unserem Texterkennungsprogramm nicht bearbeitet werden können.
Können Sie diese Papiere, die nicht der DIN Norm entsprechen für uns abtippen?
Auf jeden Fall! Die Mitarbeiter unseres Büroservices tippen für Sie die Papiere ab und archivieren diese in elektronischer Form für Sie. Lassen Sie von Ihren Mitarbeitern die nicht der DIN Norm entsprechen Papiere einscannen. Als PDF Datei können Sie uns diese dann senden oder auf einen externen Server hochladen. Wenn Sie uns dann die Zugangsdaten für den Zugriff auf den Server zusenden, können wir uns die Daten runterladen.
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Fotobuch
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Die häufigsten Begriffe zum Thema nicht standardisierte Dokumente eingeben
abtippen
Ja, abtippen kann man alles. Formeln, Sätze, ganze Texte, Gleichungen und etc. Beim abtippen benötigt man einen PC mit kompletter Ausstattung, vor allem der Tastatur, die Daten, eine File in welcher die Informationen eingegeben werden soll und der Mensch der mit seinen 10 Fingern die eigentliche Arbeit macht und die Daten abtippt.
Wir von fastNOTE SchreibService übernehmen für Sie das abtippen der Daten in den PC. Wir unterstützen Sie hierbei und Sie haben somit mehr Zeit um sich um andere Geschäftsabläufe zu kümmern.
ältere Formulare
Fast in jedem Unternehmen findet man ältere Formulare, die noch nicht in den Computer eingeben wurden. ältere Formulare sind oftmals verschlissen und händisch ausgefüllt, daher ist ein einscannen nicht möglich. Somit muss man ältere Formulare per Hand in den PC eingeben, damit die Daten verwendet werden können und nicht verloren gehen.
Auf das übertragen von Vorlagen, die nicht der gängigen DIN Norm entsprechen hat sich fastNOTE SchreibService konzentriert. Scannen Sie die entsprechenden Dokumente ein und schicken Sie uns diese als PDF File per E-Mail. Bei großen Datenmengen können Sie die Vorlagen auch auf einen Server hinterlegen. Sie können diese Formulare in Kopie ebenso auch per Post senden und erhalten nach Erledigung des Schreibauftrages diese wieder zurück.
DIN-Norm
Die DIN-Norm ist eine Standardisierung von Eigenschaften. Diese sind von einer Institution als Richtlinien erstellt worden. Eine DIN-Norm ist somit eine Richtlinie und keine zwingende Vorlage. In der Gesellschaft ist die DIN-Norm anerkannt und viele Unternehmen machen sich diese selbst zu einer Muss-Vorlage. DIN-Normen finden wir in allen Lebensbereichen und garantieren uns einen allgemein gültigen Standard.
Im Alltag fallen uns jedoch immer wieder Dokumente in die Hand, die nicht der DIN Norm entsprechen. Diese lassen sich daher auch schwieriger verarbeiten und müssen meist per Hand eingegeben werden. Unser Schreibservice erledigt solche Schreibarbeiten gewissenhaft und professionell.
Dokumente
Dokumente sind Unterlagen die digital oder in Papierform vorliegen. Dokumente enthalten Informationen, welche für den privaten oder geschäftlichen Bereich relevant sind. Dokumente sind somit wichtige Unterlagen und sind für einen bestimmten Zweck erstellt.
Leider können solche wichtigen Dokumente auch altern oder beschädigt sein. Wir, das Team von fastNOTE SchreibService, helfen Ihnen ihre Dokumente zu archivieren, indem wir die Daten in den PC eingeben. Scannen Sie die Dokumente ein und senden sie uns diese per Mail zu.
EDV-Bogen
Einen A 3 EDV-Bogen findet man heute eher seltener und daher kennen viele diesen schon nicht mehr. Dieser A 3 EDV-Bogen hat an der linken und rechten Randseite einen gelochten und perforierte (feine Lochung als Abrisslinie bzw. Trennlinie) Streifen. Wenn man beide Streifen beim EDV-Bogen abtrennt, hat man ein anders Papierformat, als üblich.
Um die Daten von EDV Bögen zu retten bzw. zu nutzen, müssen diese umgewandelt werden in ein gängigeres Format. Das übertragen der Daten muss per Hand erfolgen und kann in den seltenen Fällen durch ein Texterkennungsprogramm bearbeitet werden.
Textdatei
Eine Textdatei ist eine Informationseinheit in der elektronischen Datenverarbeitung. Diese Datei enthält unterschiedlich lange Texte. Eine Textdatei bildet heute die Basis vieler Tätigkeiten am Computer und ist aus dem Büro nicht mehr wegzudenken.
Unser Schreibservice überträgt Informationen von Textdateien manuelle in ein anderes Format, beispielsweise in Excel oder eine vorgegebene Datenbank.
PDF Dateien finden heutzutage immer häufiger Anwendung, wenn es um den Versand oder die Veröffentlichung von Daten geht und heißt in Deutsch (trans)portables Dokumentenformat. Eine PDF ist ein pattformunabhängiges Format für Dokumente, das vom der Firma Adobe Systems entwickelt und veröffentlicht wurde.
Um Ihre Vorlagen sicher und unkompliziert zu versenden, wandeln Sie Ihre Vorlagen durch einscannen in ein PDF File um. Selbst große Datenmengen lassen sich leicht in PDF umwandeln, komprimiert können diese auf einen Server hinterlegt werden.
Urkunden
Urkunden sind Gedankenerklärungen, die einen bestimmten Sachverhalt bzw. Tatbestand festmachen. Urkunden sind Schriftstücke die von einer öffentlichen Behörde oder Person ausgestellt worden sind. Somit sind Urkunden sehr wichtige Unterlagen, welche verschiedene Werte aufweisen.
Urkunden sollte man entsprechend archivieren, da es oftmals nicht leicht bis unmöglich ist eine neue zubekommen, je nachdem um was für Urkunden es sich dabei handelt. Testamentarische Urkunden können z.B. nicht neu erstellt werden, weil der Verfasser ggf. schon verstorben ist. Eine Geburtsurkunde hingegen kann jederzeit von dem jeweiligen Amt gegen eine Gebühr neu erstellt werden.
